【稟議書の決裁方法】仕組みを知って、上司の決裁を上手く受ける秘策とは？

RioMay

上司の決裁を受けるのが楽しくて仕方ない！なぜなら、新しい知識や助言をしてくれて、自分も成長を実感できるから！

そんな会社や上司であるなら本当に素敵なことです。
その会社で正解ですよ。

しかし・・・世の中、理想とおりにいかないものです。

決裁の度に憂うつになるな～。

そう、決裁をする上司はネチネチと説教するから。

こんな現実に悩んでいませんか？そもそも決裁とは、何なのか？最悪な上司からの解決策は？などを勉強しますね！

決裁とは？
社内で決裁が実施される本質
事例：決裁を武器にして邪魔する上司
こだわる上司のタイプ
良い上司かどうかを見分ける6つの基準
こだわる上司の決裁方
まとめ

決裁とは？

国語辞典を確認すると、「決裁」という行為を実施するためには、決裁する「権限」を保有していることと、部下が出した案を上位者が可否を決するという「部下と上位者の関係」が重要であることがわかります。

案件対応内容案、契約内容を含めた契約可否案、対応方針案について部下が上位者に対しその可否をお伺いし、上位者がその可否を決定することが「決裁」する、ということになります。

社内で決裁が実施される本質

【意思決定を除く決裁の機能】
① 情報の共有
② 新たな意見付与の可能性
③ 責任の分散

① 情報の共有
部下が仕事で得た情報を知る方法として書面があります。この書面で多くの部下が得た仕事の情報を上司に伝える、つまり情報共有することをいいます。

② 新たな意見付与の可能性
部下から得た情報やアイデアに関して確認した上司が、より良い意見をすることで付加価値を生み出す可能性があえうことをいいます。

③ 責任の分散
万が一、失敗したと時やお客様の要望に応えられない場合などマイナスな面で、責任を分散させておくことで、個人の責任では対応できない面を会社という組織対応ことが責任の所在を分散させて、よりスムーズに対応できることをいいます。

事例：決裁を武器にして邪魔する上司

ある営業マンの悩みを聞いてみましょう。

　彼は、取引先から好感触が得られ、まったく差し障りのない条件を提示されたため、その場で受け入れてきたそうです。

　会社に帰って上司に報告すると、

「なんで手続き通りに対応しないんだ。『伺いをたてる決裁のことだ！手順を踏め』といつも言っているだろ。
まずは来週の会議でちゃんとこの件を説明して、決裁を得てからじゃないとダメだ。話を進めるのはそれからということにして、先方には待ってもらえ」

　などと言われ、ストップが掛かります。　

　社内手続きは確かにそのようになっているのですが、過去に同じような条件の取引はいくらでも成立していて、上司で決済を得られないことはまず考えられません。

　また、社内手続きは形式的なものであり、別の部署では、個々のケースに応じて臨機応変に対応してもらえると聞いています。どうして、うちの部署だけが……。

　なぜ、そんなに形式ばかりにこだわるのでしょう。

「ここまでくると、もはや、僕の仕事の邪魔をされているようにしか思えません・・・。」

また、こんな上司たちもいるのではないでしょうか？

嫌味上司

君の作成した書類、ここの接続語が変じゃない？で、他も何か意味不明だしさ～！本当、センスないよね！

悪口上司

本当、あなたはダメね！もっと気を配らないと！

ここの位置がずれているし。で、もうすぐ昼休みなのに、この時間に持ってきて、私に昼休み中に見ろってことなの？

と、決裁受けるたびに嫌味や悪口。

当の本人は、指導のつもりで永遠と話し続ける・・・

そんなあなたはきっと、

面倒だな～、早く書類の改善点と助言をしろよ～

と苦痛でありながら、ニコニコと上司に対応している。

決裁さえなければ、こんな上司、無視だな！

と決裁を武器にしている上司を上司と思わず、ハンコ押しの作業員としか見ていない。前記で書いた決裁の本質とは程遠いのではないでしょうか？

こだわる上司には何かタイプがあるのでは？そのタイプを次に説明しますね！

こだわる上司のタイプ

大まかに言ってタイプは3つあります。

（1）好きなこと、得意なこと（だけ）に細かくこだわる上司（対コト型）
（2）どうでもいいような人との細かいやりとりにこだわる上司（対ヒト型）
（3）なんでもかんでも細かくこだわる上司（なんでも型）

（1）「対コト型」こだわり上司

　大学で専攻した領域、自分の出身地方のこと、趣味、過去に担当していた顧客や産業に関すること……など、自分がよく知っている、または自分が好きで仕方がないことに関する事柄になると、普段は適当にしか仕事をしないのに、がぜん細かいことにこだわりはじめ、部下全員を辟易（へきえき）させます。

　そのこだわりや細かさが、仕事で期待されている成果に実際に深い影響を与えるのであればもちろん問題はないのですが、まったく成果と無縁でも、自分のこだわりを延々と述べたてて、部下にも同様の細かさを要求します。部下がこの上司にとっては重大極まりない“違い”を分からずに書いたリポートや意見を出そうものなら、けちょんけちょんにけなすのです。

（2）「対ヒト型」こだわり上司

　普段はそれほど細かくないのですが、一見、どうでもよいようなやりとり、たとえば先方に出す文章の一字一句の選定や、食事会をこちらから先に誘うべきか先方から誘わせるべきかといった設定、接待のお店、会議に出席するメンバーの選択や席順、議題の順番といったコミュニケーション上のささいなことにこだわります。

　なぜそこまで細かいことにこだわるのかは、実はよく分からなかったりするし、そんなことのために時間をかけるのもばからしい気がします。しかしながら、このようなことにこだわる上司は、妥協せずに細部まで詰めようとして譲りません。

（3）「なんでも型」こだわり上司

　完璧主義です。誤字脱字の指摘から、スケジュールの無理そうなところ、数字の不確かなところ、なんでもすぐに発見して指摘します。それにとどまらず、実現可能性の低い思いつきを言ったりすると、そのような態度自体をたいへん強く非難します。

　全てをコントロール下に置き、完全にミスなく遂行することに生きがいを感じているように見えるのです。一緒に仕事をするといろいろ勉強にはなるものの、アバウトなタイプの人にとっては、もっとも上司に持ちたくないタイプだですよね。

どうでしょうか？当たっていませんか？

本当、こだわり過ぎて困ってしまいますよね。特に書類に付箋をペタペタ貼る上司にはうんざり。

もし、あなたが上司なら今すぐやめましょう！

その理由はこの記事で確認しましょう。

そして、本当に悩んで精神的に病みそうな部下の方へ。

ハラスメントではないか？と考え、即座に対策して現状を打破しましょうね。

ハラスメントや解決方法がイマイチ分からない方は、こちらの記事で悩みが解決です。

良い上司かどうかを見分ける6つの基準

基準1

「良い上司」は、部下の得意なことについての自慢話が多い。

「ダメな上司」は部下の苦手なことについての愚痴が多い。

「良い上司」は部下について話す際に、「アイツはこれができる」「アイツはこれがスゴイ」という自慢話が多い。「こんな面白い部下と仕事ができて幸せだ」という。

「ダメな上司」は、「アイツは◯◯ができない」「アイツは◯◯が苦手だ」という話が多い。

基準2

「良い上司」は、機嫌が良さそうに働く。

「ダメな上司」は、機嫌が悪そうに働く。

「上司がどのように働いているか」は、部下に大きな影響力がある。そして、「良い上司」はたいていの場合いつも上機嫌だった。心中はわからないが、つらいことや、クレームをもらったときも「機嫌良く、しかしきちんと」対応していた。

逆に「ダメな上司」は、たいてい機嫌が悪そうであった。もちろん、あからさまに当たり散らす、ということはない。しかし、上司の機嫌が悪いことは皆知っていた。そのような上司は大抵の場合、「重要なことを知らされていない」ことが多かった。

基準3
「良い上司」は、「ウチの会社の魅力」をきちんと語ることができた。

「ダメな上司」は、「ウチの会社の課題」しか語れなかった。

「良い上司」は、もちろん会社の課題を知っていた。が、それについて言及するときは必ず「ウチの会社、仕事の魅力」についても語っていた。

「ダメな上司」は、「課題」しか見えておらず、部下に「うちの会社のいいところ」を伝えていなかった。

基準4

「良い上司」は、謝れた。

「ダメな上司」は、謝れなかった。

どんなに能力が高い上司でも、人は必ず間違う。そのときの態度は重要だった。

「良い上司」は、自分がまずい指示を出したときには非を認め、謝罪し、次の指示を素早く出した。軌道修正が早かった。

「ダメな上司」は、自分がまずい指示を出したとき、それを正当化しようとして多くの時間を使う。軌道修正が遅いのだ。彼らは「謝ると自分の威厳が傷つく」と考えていた。

基準5
「良い上司」は、「自分と違う考え方をする人」を重視した。

「ダメな上司」は、「自分と同じ考え方の人」を重視した。

会議などにおいて、「会社のため、顧客のため」という前提を貫いているかぎり、「良い上司」は、「自分と違う考え方をする人」を重視した。それにより課題に多くのアプローチができた。

逆に「ダメな上司」は、自分と同じ考え方の人ばかりを重視した。時には自分と違う考え方をする人を排除した。部下はそれを察し、「会社のため、顧客のため」ではなく、「上司の考え方を知ろう」と努力した。

部下の方の判断基準になれば幸いです。

また、現在、上司や先輩の方は、同じ過ちをしないためにも、一度、自分の行動や言動を振り返ってみると、よりレベルの高くなるのは間違いありません。

【ハック大学で参考動画がありますのでご参考に！】

そして・・・どうしても何をしても対応できない場合は、『逃げる』のも必要です。

バカ（失礼( ﾉД`)ｼｸｼｸ…）には話をしても仕方ない。だから逃げるという考えです。

意味が？？？の方は、人気YouTuberサラタメさんが説明しています。

[商品価格に関しましては、リンクが作成された時点と現時点で情報が変更されている場合がございます。]

バカの壁（新潮新書） [ 養老孟司 ]
価格：814円（税込、送料無料) (2021/4/10時点)

こだわる上司の決裁方

（１）自信の持てる報告・決裁を準備すること

あなたが自信を持てていないことや後ろめたい気持ちを抱いていることは、上司にその気持ちを見抜かれています。もちろん話術やハッタリが巧いヒトもいるとは思いますが、ほとんどのヒトはその気持ちは見抜かれてしまうと思っていいでしょう。

ですから「反対されない」という自信を持って、上司の前に立つことが重要です。

報告であるなら言いたいことや伝えたいことが整理できているかを自問自答することは最低限のことであり、話術が苦手なヒトは事前に発言を練習するくらいの努力は必要だと私は思っています。

決裁等の場合は、自分自身がその内容に絶対的な自信をもてるまで「煮詰めて」いるかどうかが大事です。手抜きした状態では反対されるどころか叱責されるのがオチでしょう。

自信を持って上司の前に立てるまで、報告や決裁の内容を準備することが大切です。

（２）結論が先、質問されるまでは言い訳・状況説明はしない

話し方次第で、話している内容の印象が変わることも少なくありません。そして悪い印象になるほとんどの理由が質問される前から「言い訳」や「状況説明」をしているケースです。

上司側の立場では「結果」までが長い報告や決裁伺いだとすると、自己保身や上記（１）のような自信のない報告・決裁伺だろうという「先入観」を持つものです。

つまりハナから悪い印象を持って聞くのですから反対されたり叱責されたりする可能性は自然と高くなってしまいます。

日頃から自己保身の強い方は、無意識の「癖」となっているケースも多く見られます。

どうしても癖が抜けない場合の対処方法として、上司から質問されるまで「結論」以外は話さないというのも方法です。つまり上司が「どうして？」とか「理由は？」といった発言まで我慢するのです。

例えば…

あなた「●●商事のプレゼン負けました」

上司　「負けた理由はなんだ？」

あなた「理由は…（ここから始める）」

悪い例はこんな感じです。

あなた「●●商事のプレゼン、時間が無かったのもありますし、競合先に■■がいたので厳しいと思っていましたが、やっぱり負けました」

上司　「言い訳するな！」

これでは反省レジュメを書けとか言われかねません。癖があると思う方は是非一度お試し下さい。

（３）ベストな報告のタイミングを計る

上司だって人間ですから、機嫌の良いときと悪いときでは対応が異なるのはやむを得ないでしょう。

判断そのものが間違ってはいけないでしょうけど、その判断も精神状態に影響されるのは避けられないのですから。

ですから、できる限り上司の精神状態が良好なときを狙った方が得策です。

特に（１）が解決できない状態で臨む場合は尚更だと思います。

特に上司が以下のような状況では絶対に避けた方が良いでしょう。

上役/得意先に叱責された後
忙しくデスクワークをしている時

誰も予想できるシチュエーションだとは思いますが、それでも果敢に報告や決裁伺いに挑む方も少なくありません。

恐らく「自分の都合」だけを考えて、報告・決裁伺いをしようとしているのが実情でしょう。

タイミングを待つ時間はない緊急のケースは当然あります。

ただ私の経験上、切迫した状況でもなく、思いついたから、とか上司を見かけたから報告する、といったタイプのヒトが多いように思います。

どうしても急ぎたい場合ならば「今よろしいですか」の質問の後のリアクションをみてから、内容に入るのがベターでしょう。決して「●●の件ですが」と具体的な話から入るのは危険だと思います。

以上の３項目を実践すれば、こだわり上司の決裁の壁を乗り切れます！（笑）

まあ、何で部下の私がそこまでしないといけないの？と思われるかもしれませんが、時が過ぎれば、何れはあなたも上司や先輩になります。

今、最悪の上司についているのは不運と思ってしまいがちですが、実は、自分自身のスキルがアップする、こんな研究結果があるようです。

メンタリストdaigoさんが教える研究の結果とは？

なかなか厳しい現実ではありますが、最悪の上司は『反面教師』になる！

これを上手く活用することが大切ですよ！

まとめ

こだわる上司の３つのタイプは

対策には・・・

（１）自信の持てる報告・決裁を準備すること

（２）結論が先、質問されるまでは言い訳・状況説明はしない

（３）ベストな報告のタイミングを計る

最悪、今の会社にいるのが嫌で嫌で仕方なく、将来も希望が持てない場合は、転職もありです！

転職に関する知識や方法などを満載した記事はこちらです！

【このブログ記事を書いた人の自己紹介】

にほんブログ村